Comment comptabiliser l’acquisition d’un logiciel ?

Comptabilisation des logiciels

Le métier de comptables est un métier qui nécessite beaucoup d’expérience et une maîtrise parfaite du domaine dans une entreprise. Le comptable doit être au courant de quasiment tout ce qui concerne les flux monétaires et matériaux dans l’entreprise, car il doit enregistrer et déclarer toute activité pouvant créditer ou débiter la caisse de la société dans laquelle il travaille. Enregistrer toutes les activités n’est pas une tâche facile à réaliser, car certaines actions dans l’entreprise peuvent s’avérer difficiles à catégoriser. Parmi ces actions assez difficiles à catégoriser se présente l’acquisition des logiciels informatiques.

L’importance de la comptabilisation des logiciels

La comptabilité dans une entreprise doit être assurée par une personne hautement qualifiée et sérieuse, car tout le système de gestion de l’entreprise repose sur cette branche. L’agent comptable doit toujours accéder et fournir des informations fiables et correctes pour assurer la bonne gestion de la société et aussi pour aider les chefs d’entreprises à prendre les bonnes décisions concernant les achats ou les autres opérations qu’ils doivent effectuer. Les dépenses d’une entreprise sont très diversifiées et chacune de ces acquisitions doit être inscrite par le comptable dans ses bilans et journaux comme l’achat des meubles, la location des bâtiments, l’acquisition d’un logiciel… D’ailleurs la comptabilisation logiciel est parfois négligée alors qu’ils pourraient représenter d’importantes sommes d’argent sur les bilans annuels. Les logiciels utilisés dans une entreprise peuvent être achetés ou bien loués à la boite qui l’avait développé. S’il s’agit d’un logiciel acheté, les coûts pourraient être faibles et donc n’auront pas beaucoup d’impacts sur la finance de l’entreprise. Par contre s’il s’agit d’un logiciel dont la licence d’exploitation n’a pas été achetée par votre entreprise, mais plutôt louée, vous devriez sérieusement vous intéresser au signalement de celui-ci dans vos comptabilisations logicielles, car les frais de location mensuels cumulés en une année pourraient atteindre des sommes considérables et pourraient déstabiliser votre entreprise. Pour plus de détails, visitez : sokeo.fr

La comptabilisation des achats de logiciels.

L’acquisition d’une licence d’exploitation d’un logiciel ou plus communément, l’achat d’un logiciel est une action qui doit figurer dans le bilan annuel et le journal de votre entreprise. Les logiciels autonomes acquis vont dans la catégorie des immobilisations incorporelles. Si l’acquisition de la licence du logiciel s’est faite par un seul retrait à la caisse, la comptabilisation du procédé est simple. Par contre, si le payement s’allonge sur la durée de l’utilisation du logiciel, vous devez effectuer une évaluation pour la comptabilisation en immobilisations incorporelles en fonction des redevances futures. Pour procéder à l’enregistrement, débitez le compte 205 en référence aux logiciels pour les valeurs hors taxes de celui-ci et le compte 44 562 en référence aux TVA sur les immobilisations pour la TVA si l’entreprise peut la récupérer. Ensuite, créditez le compte 4 041 pour les fournisseurs et les achats d’immobilisations en mentionnant « achat de logiciel ». Notez bien qu’une tolérance fiscale est accordée pour les logiciels valant moins de 500 euros hors taxes donc ces actions peuvent être directement passées en charges dans le compte 6 064 comme matériel de bureau non stocké.

La comptabilisation des locations de logiciels.

La comptabilisation des locations logiciel est un peu différente de celle des achats. Les logiciels de locations ou, par des termes plus techniques, logiciels en mode SaaS (du terme anglais : Software as a Service qui désigne une sorte d’abonnement) ne sont pas considérés comme des biens de l’entreprise qui les utilisent, mais plutôt des entreprises qui les ont développés. Cette technique est un peu récente et elle permet aux entreprises de s’abonner aux services d’un logiciel au lieu de l’installer sur leurs appareils informatiques. La comptabilisation abonnement logiciel se font de la même manière que tous les types et formes de location basique. C’est-à-dire, débitez le compte 613 en mentionnant « location de logiciel ». Et ensuite, créditez le compte 401 en référence au fournisseur pour le montant TTC. Attention, dans la comptabilité location logicielle, les cautionnements ne sont pas valides puisque tous les risques et problèmes au niveau du logiciel seront pris en charge son propriétaire qui n’est pas vous.

Les amortissements sur les logiciels.

Dans le cas où vous achetez un logiciel, celui-ci passe dans les immobilisations. En fait, cette immobilisation est amortissable, car les logiciels pourraient perdre leur valeur suite à la sortie d’un autre logiciel qui sera plus performant et plus optimisé ou encore par les nouvelles versions de ce même logiciel. Cet amortissement va vous rectifier l’évaluation des immobilisations qui ont été effectuées à l’entrée des biens dans la possession de votre entreprise. Pour y procéder, débitez le compte 68 111 pour les dotations aux amortissements sur les immobilisations incorporelles et créditez le compte 2805 pour les amortissements logiciels. Notez que la durée d’amortissement doit correspondre à la durée d’utilisation du logiciel selon les conditions techniques et commerciales des équipements informatiques de l’entreprise et faites bien attention, car les logiciels acquis au cours d’un exercice ouvert depuis 2017 ne peuvent plus bénéficier de l’amortissement fiscal exceptionnel de 12 mois et doivent être amortis selon les règles de droit commun.

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