La comptabilité des salaires peut être très compliquée et déroutante, de nombreux éléments doivent être pris en compte. Cependant, surtout pour les petites et moyennes entreprises, il est souvent impossible, pour des raisons de coût, d’engager un comptable pour prendre en charge la comptabilité des salaires. Cependant, étant donné que le propriétaire de l’entreprise lui-même n’est généralement pas assez compétent en la matière pour s’acquitter des tâches nécessaires, l’achat d’un logiciel de paie peut s’avérer judicieux. Cela permet d’économiser des ressources et du temps. Mais que devrait pouvoir faire un tel logiciel ?
Une large gamme d’applications avec un fonctionnement simple
Le programme doit être aussi facile à utiliser que possible, afin que même les entrepreneurs inexpérimentés puissent travailler avec lui. Toutefois, la facilité d’utilisation ne doit pas se faire au détriment des possibilités d’application. Ceux-ci doivent couvrir le traitement de toutes les catégories de salaires et de traitements. Ainsi, non seulement la paie des employés normaux doit pouvoir être comptabilisée, mais le logiciel doit également être en mesure de comptabiliser la paie des employés.
Le logiciel doit également être capable d’enregistrer sans problème les irrégularités dans les paiements de salaires. Sont particulièrement importants, entre autres, les paiements uniques et les suppléments non imposables, les avantages non monétaires (tels que les voitures de société), les réductions de la rémunération ou le maintien de la rémunération dans des cas tels que la maladie ou le congé de maternité.
Comptabiliser les paiements des salaires et traitements toujours et partout
Dans le monde d’aujourd’hui, il est de plus en plus important d’être accessible à tout moment et en tout lieu. Même en voyage d’affaires et à domicile, il faut souvent travailler. Pour cette raison, il est important que le logiciel dispose également d’un mode mobile qui offre les fonctions les plus importantes. Pour permettre à plusieurs employés d’accéder aux données, le programme doit fournir des licences pour plusieurs ordinateurs. Trois ou cinq licences sont courantes, qui peuvent être prolongées par des réservations supplémentaires si nécessaire.
Interfaces pour un échange de données simplifié
Afin de simplifier l’échange de données avec d’autres programmes, le logiciel de paie doit disposer d’interfaces qui lui permettent d’envoyer des données à d’autres programmes rapidement et facilement. C’est le seul moyen de garantir un traitement efficace de toutes les tâches à traiter. Une connexion de données à MS-Office est particulièrement importante. Une connexion directe avec le bureau des impôts est également très utile. De cette façon, les informations peuvent être exportées directement vers le bureau des impôts si nécessaire.
Toujours à jour grâce aux mises à jour
Pour l’entrepreneur, il est important qu’il puisse compter sur son programme à long terme. La familiarisation avec un autre logiciel nécessite beaucoup de temps et de patience et coûte bien sûr de l’argent. Toutefois, la législation allemande évolue chaque année et les lois régissant le paiement des salaires sont elles aussi en constante évolution. L’introduction d’un salaire minimum de 8,50 euros par heure a constitué un changement radical de la réglementation. Il est particulièrement important pour les entreprises de toujours agir conformément à la législation la plus récente et de tenir leurs livres en conséquence. Sinon, des problèmes avec le bureau des impôts peuvent survenir. Le fabricant doit donc publier régulièrement des mises à jour du programme. Ici, l’entrepreneur doit surtout se renseigner sur les précédentes mises à jour du programme.
Logiciels salariaux de différents fournisseurs
De nombreux développeurs proposent des logiciels pour le domaine des salaires, comme ce fabricant. Chaque logiciel a un objectif différent. Ainsi, différentes solutions logicielles peuvent être intéressantes pour les entreprises de différents secteurs. Les entrepreneurs devraient comparer en testant quel programme est le plus utile pour leurs objectifs.
Pourquoi choisir le meilleur logiciel de paie ?
Dans une TPE/PME, en tant que dirigeant et chef d’entreprise, vous êtes généralement responsable de la gestion de la paie. Afin d’élaborer les bulletins de paie, il convient de collecter, d’analyser et de traiter les informations relatives à chaque salarié de l’entreprise tous les mois.
Pour gagner du temps et vous libérer de la paie vous pouvez faire utiliser le logiciel de paie qui vous permet notamment de déléguer l’émission des bulletins de paie et des DSN.
Par ailleurs, la paie doit être élaborée en tenant compte des obligations réglementaires (convention collective), salaire minimum, situation du salarié (temps complet, partiel), bulletin de paie simplifié et dématérialisé.
Près de 40% des bulletins de paie édités en France comportent des anomalies liées à un manque de connaissance des législations en vigueur.
En matière de gestion de la paie, les entreprises peuvent opter pour trois possibilités : l’internalisation, à l’aide de ressources spécifiques et l’acquisition d’un logiciel de paie, l’externalisation, bien souvent auprès de leur cabinet comptable ou de prestataires spécialisés, ou enfin, l’externalisation partielle, la paie accompagnée. Ces solutions vont permettre au chef d’entreprise de se dégager du temps de manière à se concentrer sur son cœur de métier (commercial, production, organisation).
L’utilité d’un logiciel de paie
La complexité de la gestion de la paie est telle qu’un logiciel à jour vous permet de simplifier et de sécuriser le processus de paie. Notamment si les collaborateurs ne sont pas de réels experts de la gestion de la paie. Le logiciel permet donc d’éviter des erreurs humaines pouvant avoir de lourdes conséquences sur la viabilité de l’entreprise.
Il permet aussi de suivre les indicateurs liés à la masse salariale, donnée importante dans le cadre de la gestion de la trésorerie et du contrôle de gestion.
Les différents modes d’utilisation d’un logiciel de paie
Il existe différentes possibilités afin d’utiliser un logiciel de paie, soit en l’installant directement sur votre ordinateur, soit en entrant directement les informations en ligne lors de l’utilisation du logiciel de paie de votre fournisseur (Sage One Paie, ADP gestion de la Paie, EBP Presta Paye, Ciel Paye, Mapaye). L’accès à distance permet un accès en temps réel peu importe le lieu. En optant pour la solution en ligne, vous n’avez pas besoin d’effectuer des mises à jour sur votre ordinateur, généralement, les éditeurs proposent des interfaces facilement paramétrables.
Au niveau sécurité, on peut penser qu’une installation locale permettra de sécuriser les données de la paye, tout dépend de vos processus de sécurisation des données.
Les fonctionnalités d’un logiciel de paie
Les fonctionnalités principales sont les suivantes : saisie assistée des bulletins de salaire tout en tenant compte des dernières évolutions des taux de charges sociales (charges salariales et charges patronales), les taux des heures supplémentaires, les diverses indemnités, l’établissement des bordereaux de charges sociales, la présentation des fichiers interbancaires permettant d’effectuer les virements de la paie, le fichier de déclaration sociale nominative (DSN), l’intégration des écritures comptables, l’établissement des divers documents comme les contrats de travail, les certificats de travail, les attestations pôle emploi, le solde de tout compte, les certificats d’arrêt de travail.
Au-delà du calcul de la fiche de paie, les logiciels RH vont vous permettre de calculer les jours de congés payés, d’effectuer les déclarations sociales obligatoires sans l’aide d’un expert-comptable.
Il existe un certain nombre d’éditeurs de logiciels de paie, les fonctionnalités diffèrent en fonction du nombre de salariés et de la formule, certains offrent un service en ligne ou externalisé, on peut penser que cette offre se généralisera dans le temps. Tout dépend de vos besoins, il convient donc de mener un audit global, tant fonctionnel que logiciel. Toutefois, vous pouvez faire appel à des experts de la paie en ligne pour les petites structures, vous n’avez aucun intérêt à développer cette connaissance consommatrice de temps.
Les 5 meilleurs logiciels de paie en ligne
PayFit
PayFit entre dans le Top 5 des logiciels de paie. Il s’agit d’une nouvelle solution en ligne, PayFit compte plus de 1500 entreprises et développe son propre système de paie et RH (gestion des congés, gestion des absences, notes de frais), il est surtout utilisé par des TPE/PME ainsi que des démarrages. Le coût mensuel est de 99 € plus 14 € par salarié.
Sage One Paie
Il s’agit d’un service de réalisation de bulletin de paie en ligne accessible 24h/24 et 7j/7 sans logiciel ni mise à jour à installer ou à paramétrer. L’entreprise (de 5 à 20 salariés) saisit les éléments de la paie, l’outil calcule et génère les bulletins, effectue les télé-déclarations avec l’assistance de professionnel de la paie Sage. Le coût de fabrication du bulletin varie de 8 à 12 € en fonction de la formule choisie.
ADP Gestion de la Paie
Une offre d’externalisation 100 % Web qui répond aux exigences spécifiques des entreprises jusqu’à 49 salariés : sécurisation de la paie, gestion des déclarations sociales et maîtrise de l’environnement juridique.
Cette gamme prend en charge la paie et l’administration du personnel, réalise les déclarations sociales et fiabilise les charges, gère pour l’entreprise le paiement des salaires et des charges, aide à maîtriser l’environnement juridique grâce à un accompagnement en droit social, met à la disposition du dirigeant des indicateurs et un rapport nécessaires aux prévisions et arbitrages.
EBP Presta Paye
EBP Presta Paye permet de réalisez simplement les bulletins de paie. Vous disposez de modèles déjà prêts à l’emploi. Vous pouvez gérer les congés et les absences, saisir directement les congés et absences avec un mode de décompte calculé au plus juste (jours ouvrés, ouvrables, heures réelles). Établir une véritable gestion administrative, répertorier tous les documents liés aux salariés (lettres, contrats, attestations, déclarations). Transférer en quelques clics les écritures de paie. Exporter vos écritures sans ressaisie au format de votre logiciel de comptabilité ou celui de votre Expert-Comptable. Le coût de fabrication du bulletin de paie varie de 6 à 16 € en fonction de la formule choisie.
Ciel Paye
Vous bénéficiez d’un logiciel conforme aux dernières réglementations sociales. Vous dématérialisez vos DSN pour déclarer facilement les arrêts de travail, fins de contrat, DSN Mensuelle (URSSAF, retraite complémentaire, prévoyance). Vous êtes guidé dès l’installation de votre logiciel dans les principales étapes de création de votre dossier. Vous réalisez simplement vos bulletins de paie. Vous gérez les comptes personnels de formation et les comptes de pénibilité en toute simplicité.
Vous fiabilisez vos déclarations : vous disposez d’un module de contrôle de cohérence sur les éléments de votre DADS-U. Vous archivez vos données sur les trois dernières années (bulletins, états). Vous réalisez la gestion de vos arrêts de travail, avec insertion automatique dans vos bulletins et réalisez la gestion de vos contrats de travail, avec possibilité de sauvegarder les contrats. Vous dématérialisez facilement vos déclarations.
Il s’agit dans ce cas d’acquérir une licence pour 47 € HT/mois en fonction de la formule choisie.